Como moderar um meetup, painel ou apresentação online?

Um breve guia para quem organiza eventos de comunidades online

9 min readNov 8, 2020

Serendipidade = descobertas afortunadas feitas, aparentemente, por acaso. wikipedia.

Sempre gostei muito das interações entre pessoas e as oportunidades que surgem durante os meetups de comunidades. Lembro em 2015 quando tive a oportunidade de apertar as mãos de um autor de um livro que foi muito importante na minha carreira enquanto a gente se reunia no canto de um meetup e assistia a final da NBA (Cleveland e Warriors). Foi um momento tão informal que a gente até esqueceu que tinha acabado de acontecer uma série de palestras.

Quando a gente participa de um meetup, a organização desse evento faz com que todo o trabalho de se construir o evento se passe despercebido para quem está participando. Isto é, basicamente você chega no prédio, entra numa sala e fica ouvindo ou interagindo com pessoas durante um tempo — algumas vezes, nem sempre, esses eventos oferecem algumas comidas e bebidas — e cá entre nós, líderes de comunidades, é muito legal quando isso acontece.

De 2016 pra cá, nos mais de 40 eventos presenciais que organizei ao longo dos últimos anos aqui no Brasil e fora, sempre gostei muito das apresentações e palestras, mas me interesso mesmo em provocar interações entre participantes dos eventos, fazer com que essas pessoas se conheçam e trocar conhecimentos; em outras palavras: incentivar a serendipidade com intenção.

Não preciso ir muito além para explicar o que aconteceu e está acontecendo em 2020, mas foi necessário mudar o formato e o meio que os eventos que organizo acontecem – uma oportunidade para experimentar e aprender coisas novas, mesmo diante de tantos desafios e dificuldades.

A transição presencial para o online

Quando iniciei essa transição do presencial para o on-line, não encontrei e ainda não encontro um guia com dicas acionáveis para ajudar qualquer pessoa a organizar, moderar um painel ou uma palestra remotamente.

Pelo Bots Brasil, a gente até criou playbooks específicos para comunidades e outro para palestrantes entenderem um pouco a nossa transição para o formato online e como conduzimos nossos eventos.

Hoje, depois de organizar mais de 50 eventos online durante o ano de 2020, principalmente no formato painel ou palestra, confesso que tem algumas coisas que aprendi durante o caminho e gostaria de ter ouvido isso antes de iniciar a transição.

Quem sabe ajudar iniciativas que estão planejando manter os formatos de eventos online ou até mesmo híbridos em 2021.

Como conduzir um evento online?

As dicas apresentadas abaixo são voltadas para eventos do formato palestras ou painéis remotos. Embora, não tenha organizado diretamente rodadas ou encontros online de discussões, onde as pessoas apenas se reunem para discutir abertamente sobre um assunto, acredito que as dicas também podem ser úteis para quem pode moderar um evento assim.

No geral, todo evento funciona como um filme: tem uma introdução, um desenvolvimento e uma conclusão. Como pessoa que está moderando o evento: é o seu trabalho ajudar palestrantes e a audiência a continuar engajada e compartilhando seus conhecimentos e opiniões durante todo o evento.

Algo que aprendi com o tempo é que uma boa moderação é quando a audiência e palestrantes se sentem pessoas ouvidas — seu trabalho é dar suporte, ouvir e conectar opiniões dos dois lados.

Há algumas coisas que você pode fazer durante cada estágio do evento para moderar um evento online de forma saudável e com sucesso.

Aqui, apresento uma estrutura simples que dividem esses estágios de execução do evento:

Introdução: abertura do evento e quebra-gelo
Desenvolvimento: apresentação, painel ou perguntas e respostas (Q&A)
Conclusão: revisão e últimas considerações

Durante todas as etapas, não se esqueça de respeitar o espaço das pessoas e praticar a escuta ativa. Esteja lá para palestrantes e a audiência, e essas estarão lá para você também.

Abertura do evento e quebra-gelos

A abertura do evento é bem sugestiva do que se trata. Este momento é quando você inicia o evento e introduz a agenda. Também é uma oportunidade para criar uma conexão entre palestrantes e a audiência.

Uma dica para eventos curtos e por questões de acessibilidade, é que você introduza cada pessoa e peça para que cada uma delas fale algo nos primeiros minutos do evento. Apenas um informal “Olá” direcionado para cada palestrantes pode ajudar pessoas com baixa / nenhuma visão a escutar e identificar as vozes — no futuro ou quando adiantar a live, essa pessoa irá saber quem está falando em cada momento no evento.

Outras coisas que você pode (e recomendo) fazer durante este momento é apresentar o código de conduta da sua comunidade. Além disso, também é uma boa oportunidade para compartilhar algumas orientações e recados para audiência (inclusive, você pode antecipar possíveis perguntas logo no início do evento, perguntas que aparecem com muita frequência: “Este evento é gravado? Vai ficar disponível publicamente? O que vai acontecer nos próximos minutos? Vai ter tempo para perguntas e repostas? Como envio a minha pergunta para palestrantes?”).

Se você tiver tempo e achar relevante para a sua audiência, reserve alguns minutos iniciais do evento para conversar ou compartilhar algumas perguntas quebra-gelo com palestrantes. É normal que algumas pessoas fiquem nervosas (ou ansiosas) no início do evento e não conseguem “se soltar” para participar tranquilamente, essas perguntas quebra-gelo ajudam palestrantes a “sentirem o momento” ao mesmo tempo que também pode ajudar o público a identificar (e alertar) qualquer problema de áudio ou vídeo que possam prejudicar a transmissão.

No geral, para fazer uma abertura bacana, apenas certifique-se de:

Apresentar todas as pessoas no início dirigindo a palavra a cada uma delas e pedindo uma resposta breve
Compartilhar orientações e o código de conduta do evento, assim você garante que todo mundo receba o recado e comporte-se adequadamente nos seus eventos
Utilize o quebra-gelo para criar uma conexão com palestrantes e fazer com que essas pessoas se sintam a vontade para falar no seu evento – ao mesmo tempo que você realiza testes na transmissão

Apresentação, painel ou perguntas e respostas (Q&A)

Se o evento que você for conduzir é uma apresentação, ajude a audiência a entender a transição da abertura para o conteúdo em si. Neste momento, também é interessante informar palestrantes que os slides dessa pessoa estão sendo exibidos na transmissão (isso conforta e ajuda ela entender que o que ela está apresentando está sendo visualizado pela audiência):

“… vamos começar com a sua apresentação? Estou adicionando seus slides na transmissão ao vivo e vou acompanhar o evento dos bastidores. No final da apresentação, volto para uma sessão de perguntas e repostas. Para quem estiver nos assistindo, compartilhe suas perguntas durante qualquer momento no chat do evento. Boa a apresentação e volto em instantes…”

Se você for conduzir e um painel ou a sessão de perguntas e repostas, bem… a dica é fingir que você está sentado numa mesa conversando com outras pessoas. Tente seguir o tom de voz do evento ou do grupo de pessoas que você está moderando para não soar muito inadequado.

Como pessoa que está moderando o evento, é o seu papel liderar a conversa e orientar cada palestrante durante este momento do evento.

Algumas vezes, nem sempre, também é legal fazer uma introdução sobre do que se trata o painel ou recapitular o que foi apresentado. Se for o caso, também apresente as perguntas ou comentários da audiência e vá direcionando as perguntas para que cada palestrante possa contribuir de alguma forma. Por questões de acessibilidade, quando você fizer isso, é uma boa prática ler em voz alta as perguntas e comentários da audiência.

Se uma pessoa está falando muito no evento, tente criar esse espaço direcionando as perguntas para quem ainda não falou muito no evento.

Tenha cuidado nessa condução do evento. É comum algumas pessoas que estão moderando o evento se empolgar no momento de fala e, às vezes, querem se posicionar também como especialistas no assunto, mas você não está lá para isso – seu trabalho é ajudar palestrantes.

Confesso que errei nessa questão da empolgação e também já errei em deixar uma pessoa liderar a conversa e sem querer, ela ocupou mais espaço de fala que outras pessoas. Vez ou outra, ainda cometo algum erro nesse sentido, mas a questão é praticar e corrigir quando você sente que está falhando novamente. A dica é: se você estiver falando por mais de 3 minutos, talvez é hora de deixar uma outra pessoa falar.

Outro ponto importante é quando você modera um painel no qual você não tem conhecimento aprofundado ou não é uma pessoa especialista no assunto. Nesses casos, não se desespere. Tudo bem se você não souber muita coisa do assunto ou participar de uma situação em que você está vulnerável.

Avise a audiência que você está ali para ajudar painelistas e tem interesse em aprender através dessa conversa — isso é uma ótima oportunidade para colocar a audiência do seu lado, e também, abre as portas para você convidar a audiência a enviar perguntas para o painel.

Há um bom livro que fala sobre esses momentos de vulnerabilidade e como lidar isso chamado: A coragem de ser imperfeito (livro da Brené Brown).

No geral, uma boa moderação de um painel pode se resumir em:

Boa moderação significa que você compartilha as perguntas e ajuda painelistas a compartilhar suas experiências com o público dando a sensação que considerou e ouviu todos os lados. Se alguém tem alguma dificuldade em compartilhar com algo, é legal da sua parte ajudar essa pessoa — ex: faça perguntas para ajudar a pessoa a se lembrar do que quer que ela estava prestes a dizer.
Boa moderação também significa conectar os pontos ou dirigir a pergunta certa às pessoas certas. É como um maestro que sabe combinar ou chamar os instrumentos certos na hora certa. O mesmo vale para o oposto: evite colocar uma pessoa numa situação difícil ou que você sabe que irá deixar alguém desconfortável. Se possível, defenda a saúde e ambiente positivo do seu painel.

Para fazer isso acontecer, é importante que você esteja ouvindo a conversa inteira e sentido a vibe das pessoas que estão com você. Há duas ferramentas (ou se preferir técnicas) de comunicação que podem ajudar você de forma mais prática:

Comunicação não violenta – no seu livro, Marshall B. Rosenberg define: “a Comunicação Não-Violenta nos mostra uma maneira de ser muito honesto, sem críticas, insultos ou menosprezas e sem nenhum diagnóstico intelectual que implique estar errado”. Na prática, é uma forma de se comunicar que considera quatro pilares: observação, sentimento, necessidade e pedido.
Espelhamento (Mirroring) – muito bom para vendas, é uma ótima ferramenta para ajudar pessoas do painel a continuar compartilhando suas ideias e ajudá-las a se concentrar em seus pensamentos. Para isso, basta repetir algumas poucas palavras que a pessoa falou. Aqui está um vídeo rápido que explica essa ferramenta de comunicação.

Não se esqueça: este não é o seu momento de brilhar. É o momento das pessoas que estão palestrando ou compartilhando com a sua comunidade.

Revisão e últimas considerações

Uma boa técnica para este momento é recapitular todos os principais tópicos apresentados no painel e destacar alguns pensamentos de cada palestrante ou um determinado slide da apresentação.

Dica importante: se a apresentação ou painel realmente foi para outra direção ou não seguiu a proposta da sessão, deixe o público saber o que aconteceu e tente compartilhar o principal valor dessa mudança de rumo.

“Foi uma ótima conversa e me diverti muito. Estávamos aqui para falar sobre X, mas depois falamos sobre Y. Ficamos com Z por causa de W”

No final do evento, é uma prática comum pedir a palestrantes e painelistas que compartilhem um pensamento final e, geralmente, essas pessoas explicam rapidamente (e novamente) o que apresentam. Outra forma de abordar esse momento, talvez até mesmo mais construtiva e acionável, é pedir para que compartilhem um pensamento final ou algo que essa pessoa não falou durante o evento. Dessa forma, essa pessoa precisará dizer algo novo. Além disso, você pode ser criativo e perguntar algo diferente, como: “Alguma sugestão de filme relacionado à sua palestra?”

Não se esqueça de agradecer a audiência por ter assistido o evento e a participação de todas as pessoas palestrantes ou painelistas por compartilharem seu tempo e pensamentos durante o evento.

Agora é o seu momento de brilhar ✨

A serendipidade sempre esteve presente nas nossas vidas, agora, também está presente em escala e no meio virtual. Muitos desses encontros temos oportunidades de conhecer pessoas incríveis, histórias de sucesso e fracasso que nos inspiram bastante e várias outras indicações que podem mudar as nossas vidas (de indicações de podcasts à livros).

Agora é o seu momento de ajudar outras pessoas a aprender e compartilhar. Acredite em mim, é um sentimento muito bom facilitar a vida de outras pessoas e ajudar todo mundo a aprender mais.

A gente nunca sabe o quando pode vir a próxima grande ideia e acredito que todas as comunidades tem um papel importante nesse compartilhamento aberto de opiniões.